Personvernerklæring Privacy Policy

1. Hvem er vi? 1. Who are we?

2. Hvilke personopplysninger behandler vi? 2. What personal data do we process?

2.1 Nettsider og markedsføring (Avalia som behandlingsansvarlig) 2.1 Websites and marketing (Avalia as data controller)

Vi behandler følgende kategorier personopplysninger om deg når du besøker nettsiden vår eller kontakter oss: We process the following categories of personal data about you when you visit our website or contact us:

• Kontaktinformasjon (navn, e-post, telefonnummer, virksomhet) når du fyller ut kontaktskjema eller ber om demo. Contact information (name, email, phone number, business) when you fill out a contact form or request a demo.
• Tekniske data om din bruk av nettsiden (IP-adresse, nettlesertype, tidspunkt, sider du besøker). Technical data about your use of the website (IP address, browser type, time, pages you visit).
• Informasjonskapsler (cookies) for nødvendig funksjonalitet, statistikk og eventuelt markedsføring. Cookies for necessary functionality, statistics, and possibly marketing.

2.2 Bruk av Digitool/Novap Digital (Avalia som databehandler) 2.2 Use of Digitool/Novap Digital (Avalia as data processor)

Når våre kunder bruker Digitool/Novap, behandles blant annet: When our customers use Digitool/Novap, the following is processed, among other things:

• Kontaktpersoner hos kundens kunder og leverandører (navn, telefon, e-post, adresse, rolle). Contact persons at the customer's customers and suppliers (name, phone, email, address, role).
• Brukerkontoer for kundens ansatte (navn, e-post, rolle, tilgangsnivå). User accounts for the customer's employees (name, email, role, access level).
• Oppdragsdata og servicehistorikk (f.eks. hvem som utfører oppdrag, dato, sted, fritekstnotater). Assignment data and service history (e.g., who performs assignments, date, location, free-text notes).
• System- og brukslogger (innloggingstidspunkter, endringer i data, feilmeldinger mv.). System and usage logs (login times, data changes, error messages, etc.).

Kunden bestemmer formål og innhold i denne behandlingen og er behandlingsansvarlig. Våre plikter som databehandler er regulert i egen databehandleravtale med kunden. The customer determines the purpose and content of this processing and is the data controller. Our obligations as a data processor are regulated in a separate data processing agreement with the customer.

3. Formål og behandlingsgrunnlag 3. Purpose and legal basis

3.1 Nettsider og markedsføring 3.1 Websites and marketing

Formål: Purpose:

• Svare på henvendelser (demo, support, tilbud). Respond to inquiries (demo, support, quotes).
• Forvalte kundeforhold og avtaler. Manage customer relationships and agreements.
• Utvikle og forbedre våre tjenester. Develop and improve our services.
• Markedsføring og nyhetsbrev dersom du har samtykket. Marketing and newsletters if you have consented.

Behandlingsgrunnlag: Legal basis:

• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle en avtale eller gjennomføre tiltak før avtale). GDPR Article 6(1)(b) (necessary for the performance of a contract or to take steps prior to entering into a contract).
• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse) for kundeadministrasjon og statistikk/analyse. GDPR Article 6(1)(f) (legitimate interest) for customer administration and statistics/analytics.
• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) for markedsføring der dette kreves. GDPR Article 6(1)(a) (consent) for marketing where required.

3.2 Bruk av Digitool/Novap 3.2 Use of Digitool/Novap

For behandling av personopplysninger i selve Digitool/Novap er kunden behandlingsansvarlig. Kunden fastsetter formål og behandlingsgrunnlag i egen personvernerklæring. Avalia Digital behandler disse opplysningene kun i samsvar med kundens dokumenterte instrukser og databehandleravtalen. For processing of personal data in Digitool/Novap itself, the customer is the data controller. The customer determines the purpose and legal basis in their own privacy policy. Avalia Digital processes this data only in accordance with the customer's documented instructions and the data processing agreement.

4. Informasjonskapsler (cookies) 4. Cookies

Vi bruker cookies på digitool.no/novapdigital.no for: We use cookies on digitool.no/novapdigital.no for:

• Nødvendig funksjonalitet (innlastning av siden, valg av språk mv.). Necessary functionality (page loading, language selection, etc.).
• Analyse og statistikk (f.eks. Google Analytics) for å forstå hvordan nettstedet brukes. Analytics and statistics (e.g., Google Analytics) to understand how the website is used.
• Eventuell markedsføring dersom du har samtykket. Marketing if you have consented.

Du kan når som helst administrere eller trekke tilbake ditt samtykke til ikke-nødvendige cookies via cookie-innstillingene på nettsiden. You can manage or withdraw your consent to non-essential cookies at any time via the cookie settings on the website.

5. Hvor lenge lagrer vi opplysningene? 5. How long do we store the data?

• Kontaktskjema og demo-henvendelser: normalt i inntil 2 år etter siste kontakt, eller lenger dersom det foreligger et aktivt kundeforhold. Contact forms and demo inquiries: normally up to 2 years after last contact, or longer if there is an active customer relationship.
• Kundeforhold og avtaledata: så lenge avtalen består og deretter i henhold til lovpålagte frister (for eksempel regnskapslovgivning). Customer relationships and agreement data: as long as the agreement exists and then according to statutory deadlines (e.g., accounting legislation).
• Systemlogger: normalt i inntil 12 måneder, med mindre lengre lagring er nødvendig av hensyn til sikkerhet eller feilsøking. System logs: normally up to 12 months, unless longer storage is necessary for security or troubleshooting purposes.
• Data i Digitool/Novap: så lenge kundeforholdet mellom Avalia Digital og kunden består. Ved avslutning av kundeforhold reguleres sletting/tilbakelevering av databehandleravtalen. Data in Digitool/Novap: as long as the customer relationship between Avalia Digital and the customer exists. Upon termination of the customer relationship, deletion/return is regulated by the data processing agreement.

6. Dine rettigheter 6. Your rights

Når Avalia Digital er behandlingsansvarlig (nettside, markedsføring, egen kundeadministrasjon), har du rett til å: When Avalia Digital is the data controller (website, marketing, own customer administration), you have the right to:

• be om innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg, request access to what information we have about you,
• få rettet feilaktige eller ufullstendige opplysninger, have incorrect or incomplete information corrected,
• be om sletting i bestemte tilfeller, request deletion in certain cases,
• be om begrensning av behandling, request restriction of processing,
• motsette deg visse former for behandling basert på berettiget interesse, object to certain forms of processing based on legitimate interest,
• trekke tilbake samtykke, withdraw consent,
• be om dataportabilitet der det er aktuelt. request data portability where applicable.

Når opplysninger behandles i Digitool/Novap på vegne av våre kunder, må du kontakte virksomheten som bruker systemet (f.eks. din leverandør eller arbeidsgiver). Vi bistår kunden ved behov. When data is processed in Digitool/Novap on behalf of our customers, you must contact the business using the system (e.g., your supplier or employer). We assist the customer as needed.

7. Deling av personopplysninger og underleverandører 7. Sharing of personal data and subcontractors

Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter utover det som er nødvendig for å levere og utvikle våre tjenester, eller når vi er lovpålagt å gjøre det. We do not share personal data with third parties beyond what is necessary to deliver and develop our services, or when we are legally required to do so.

Vi benytter enkelte underleverandører, for eksempel: We use certain subcontractors, for example:

• Skyleverandør for drift og lagring. Cloud provider for operations and storage.
• E-post- og supportsystemer. Email and support systems.
• Regnskaps- og fakturasystemer. Accounting and invoicing systems.

Disse underleverandørene er databehandlere for oss og kan ikke bruke personopplysningene til egne formål. De er bundet av databehandleravtaler med tilsvarende krav til sikkerhet og konfidensialitet. These subcontractors are data processors for us and cannot use the personal data for their own purposes. They are bound by data processing agreements with equivalent requirements for security and confidentiality.

8. Overføring til land utenfor EU/EØS 8. Transfer to countries outside the EU/EEA

Som hovedregel behandles og lagres data innenfor EU/EØS. Dersom det er behov for overføring til land utenfor EU/EØS, sørger vi for at dette kun skjer på grunnlag av gyldige overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V (for eksempel EU-kommisjonens standardkontraktbestemmelser). Oppdatert informasjon kan gis på forespørsel. As a general rule, data is processed and stored within the EU/EEA. If there is a need for transfer to countries outside the EU/EEA, we ensure that this only occurs on the basis of valid transfer mechanisms under GDPR Chapter V (for example, the EU Commission's standard contractual clauses). Updated information can be provided upon request.

9. Informasjonssikkerhet 9. Information security

Vi arbeider kontinuerlig med å ivareta informasjonssikkerhet gjennom: We work continuously to maintain information security through:

• tilgangsstyring og rollebaserte tilganger, access control and role-based access,
• kryptert kommunikasjon (HTTPS/TLS), encrypted communication (HTTPS/TLS),
• jevnlige sikkerhetskopier, regular backups,
• loggføring og overvåking, logging and monitoring,
• interne rutiner for håndtering av sikkerhetsavvik. internal procedures for handling security incidents.

Ved brudd på personopplysningssikkerheten vil vi varsle berørte kunder og/eller registrerte i tråd med regelverket. In the event of a personal data breach, we will notify affected customers and/or data subjects in accordance with regulations.

10. Kontakt og klager 10. Contact and complaints